Det är inte svårt att fylla dagen med arbete. Det är många projekt, arbetsuppgifter, kunder och kollegor som kräver din uppmärksamhet.

Vissa saker är brådskande, andra inte. Vissa är viktigare än andra. Det är lätt att fastna i ”busy work”, att vi gör saker som vi kanske inte borde eller behöver göra, men vi känner oss duktiga för att vi trots allt gör saker. Vi bockar av saker på vår att-göra-lista.

Eftersom vår tid är begränsad är det nödvändigt att fokusera på det som ger resultat.

När jag ser på min egen verksamhet finns det flera saker att ”förenkla, förälda, delegera och välja bort”. Med undantag av att jag har lagt ut all “ekonomi” på en byrå gör jag allting själv – på gott och ont. Det spar pengar och ger en känsla av kontroll, men kostar i tid.

Några av de sätt som jag försöker få mer tid över är bland annat:

  • Jag har gått över till Pleo för betalkort. Det förenklar hanteringen av kvitton särskilt för alla utgifter hos Google och prenumerationer på mjukvara.
  • Jag har börjat att dokumentera mina rutiner och processer så att jag inte behöver börja om från scratch. Jag har exempelvis en dokumenterad ”onboardingprocess”, en fördefinierad mappstruktur för nya kunder, rapporteringsmallar etc. Att standardisera och dokumentera återkommande uppgifter kommer att göra det enklare att anlita en virtuell assistent.
  • Jag använder ActiveCampaign för nyhetsbrev, marknadsföring och CRM. Då kan jag bygga upp automatiska flöden som mer eller mindre sköter sig själva. Utskicket av detta nyhetsbrev är ett exempel.
  • Att hålla möten ”online” sparar väldigt mycket tid och miljö och därför lägger jag ner mycket tid på att förbättra den upplevelsen, bland annat mötesbokningen. Jag använder en app som heter Calendly för mötesbokning. Calendly delar ut min kalender så att du som vill boka ett möte med mig enkelt hittar en tid som passar. Denna mötesbokning synkroniseras sedan med Zoom, min kalender och mitt marketing automationverktyg. Det spar tid och huvudvärk, kan jag lova.
  • Att regelbundet göra uppdateringar på sociala medier kan ta tid – ju fler kanaler, desto mer tidskrävande blir det. Om du inte använder ett publiceringsverktyg. Jag använder mig av Meetedgar.com. Det har flera fördelar, men de som jag gillar allra mest är att
    • det låter mig schemalägga inlägg på de kanaler jag använder
    • det suger in blogginlägg från min sajt så att jag enkelt kan publicera dem
    • det blir enkelt att återanvända innehåll flera gånger.
  • I de projekt som innefattar fler personer än mig själv jobbar jag med en så kallad ”kanbban-tavla”. Lite förenklat är det en lista med olika kolumner som i sin enklaste form har kolumner för ”att göra”, ”jobbar på” och ”klart”. Varje uppgift skrivs på en postitlap, verklig eller virtuell, och sätts upp i rätt kolumn.

    Vips så ser alla inblandade vad som behöver göras, vad någon jobbar på och vad som är klart. Jag jobbade tidigare med Trello men har nyligen börjat använda clickup.com, främst med anledningen av att det går att få en överblick över alla pågående projekt. Jag ska erkänna att clickup är aningens mer komplext än Trello, men när du väl har kommit över den första puckeln är det hyfsat enkelt. Jag kommer förmodligen att börja använda Clickup som mitt ”getting things done”-verktyg.